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In vielen internationalen Unternehmen oder auch bei Projekten oder für Bewerbungen muss man immer mehr in englisch kommunizieren. Hier haben wir für euch Tipps, die euch helfen professionelle englische E-Mails zu schreiben:
Wer sollte eingefügt werden:
- To – für alle Menschen, die mit der E-Mail direkt angesprochen werden, bzw. von denen eine Antwort nötig ist
- CC (Carbon Copy) – Leute, die auch davon in Kenntnis gesetzt werden müssen
- BCC (Blind Carbon Copy) – Leute, von denen du willst, dass sie die E-Mail sehen. Aber von denen die anderen Empfänger nicht wissen sollen, dass sie die E-Mail haben. Das ist allerdings ein bisschen heimlichtuerisch und sollte mit Vorsicht verwendet werden.
Beachte: Wenn es nicht wichtig ist, dass alle deine Antwort lesen, vermeide “Reply All” zu verwenden um auf eine Gruppennachricht zu antworten. So können Leute schnell irrtitiert sein.
Subject Line – Betreffzeile
Es ist wichtig, dass deine Betreffzeile genau trifft, worum es in der Email geht. Aber halte sie kurz und einfach.
- Gut: Marketing Meeting Agenda
- Schlecht: A copy of the marketing meeting agenda for next Tuesday. Please can you take a look.
Font – Schrift
In der Regel werden Basisschriftarten wie Arial, Times New Roman oder Calibri verwendet. Als Schriftfarbe empfiehlt sich schwarz. Benutze keiner außergewöhnlichen Farben oder Schriftarten, bevor du nicht sicher bist, dass es angemessen ist.
Beginn der E-mail
Wenn du an externe oder unbekannte Personen schreibst ist es das Beste, wie folgt zu beginnen:
- Dear Sir/Madam
- Dear Mr/Miss/Mrs ______
- To whom it may concern
Wenn du einem Kollegen schreibst kannst du so beginnen:
- Dear (Vorname)
- Hello (Vorname)
Hauptteil der E-mail
Die Länge der E-Mail hängt von der Nachricht ab. Im Allgemeinen gilt:
- Benutze Absätze und unterteile den Text in Abschnitte. Das macht ihn einfacher zu lesen und schneller erfassbar.
- Wenn du eine Frage oder Kernaussage hast, verstecke sie nicht in der Mitte der Nachricht. Nenne sie gleich zu Beginn und mache sie deutlich.
- Schreib in einem professionellen Stil. Sei vorsichtig beim Verwenden von Witzen or witzigen Kommentaren. Sie sind manchmal nicht für andere Kulturen geeignet. Etwas könnte in Neuseeland witzig sein, in England aber nicht.
- Kurz ist besser. Je länger die E-Mail, desto weniger gewillt sind die Empfänger sie zu lesen.
Ende der E-mail
Jede der folgenden Grußformeln werden als professionell angesehen und sind angemessen.
- Sincerely, ________
- Best Wishes, ________
- Best Regards, ________
Wenn du jemandem schreibst, der in deiner Firma arbeitet oder zu dem zu ein gutes Verhältnis hast, kannst du die E-Mail auch so beenden:
- Many Thanks, ________
Wir hoffen die Tipps helfen dir deine Business English Skills zu optimieren. Du kannst deine Kenntnisse darüberhinaus auch in einem unserer Business-Englischkurse weltweit verbessern. Kontaktiere uns für mehr Informationen!
Wenn du noch Fragen zu Business E-Mails hast: Schreib uns einen Kommentar und wir helfen dir weiter!
