Tipy: Jak napsat skvělý profesionální email v angličtině

Jasně, každý z nás je více méně zvyklý psát emaily a komunikovat pomocí internetu. Nicméně naučit se psát emaily v profesním tónu, to chviličku trvá. Ať už se ucházíte o práci, anebo komunikujete se svými kolegy, musíte si dát pozor, abyste se drželi profesionálního stylu a pozitivně reprezentovali nejen sebe, ale i celou vaši společnost.

Podívejte se na naše tipy, jak adekvátně strukturovat profesionální email.

 

1) Napište předmět emailu

Jedna z nejdůležitějších částí při psaní emailu je napsat výstižný a souhrnný předmět. Většina lidí  si řadí čtení i odpovědi na emaily podle toho, od koho email obdrželi a co jim sděluje v předmětu. Ujistěte se, že váš email bude považován za prioritu podle výstižného předmětu, jímž recipientovi dáváte dostatečný důvod, aby vaši zprávu otevřel.

Pokud má vaše zpráva citlivý obsah, označte ji urgentní, červenou vlaječkou. Kolega vám pak odpoví co nejdříve.

 

2) Začněte pozdravem

Začít zdvořilým a profesionálním pozdravem je další důležitou složkou vašeho emailu. Pokud píšete někomu, koho jste nikdy nepotkali, pak je nutné začít velmi formálně a představit se. Můžete začít například takto:

‘Dear Anna

I hope this email finds you well.

My name is Danielle and I’m currently leading the project on International Development.'

Pokud se jedná o kolegu, kterého již znáte, můžete začít více nenuceně.

‘Hello Anna

I hope you’re well.

Here’s a quick update regarding the International Development project.’

Pokud se například hlásíte o pracovní pozici a nejste si jistí, komu email posíláte, můžete ho adresovat třeba takto:

Dear Hiring Manager,

Emaily, které odesílíte více kolegům najednou, můžete zase psát takto:

Hello all,

Hi everyone,

 

3) Vysvětlete svůj záměr

Jakmile se dostanete na místo, kdy má váš recipient představu o tom, kdo jste a jaká je vaše agenda, můžete přejít k bodu, kdy vysvětlíte, proč danou osobu kontaktujete v tomto konkrétním případu. Pište v krátkých a jasných větách.

‘I am writing to enquire about the funding for the International Development project.’

 

4) Zahrňte výzvu k odpovědi a akci

Až vysvětlíte o co vám jde, neočekávejte, že recipient nutně předjímá, jak si představujete další krok. Proto je důležité vybídnout k následujícímu, konkrétnímu jednání. Např.

‘Could you please send me those files by Thursday 13th at 3pm please.’

5) Přidejte zakončení

Ještě před tím, než se rozloučíte, je potřeba přidat zakončovací frázi. Poděkujete tak recipientovi za to, že si na vás vyšetřil čas a připravíte se na navazující komunikaci. Dobrými příklady jsou:

‘Thank you for your help with this.

I’m looking forward to hearing your thoughts.’

 

6) Rozloučení

Po vaší zakončovací frázi přichází vhodné rozloučení. Například:

‘Kind regards’

‘Best wishes’

‘All the best’

 

7) Přidejte online podpis

Teď když jste hotovi s vaším emailem, bylo by vhodné, abyste připojili i online podpis. Je to v podstatě náhrada razítka a váš online podpis by měl obsahovat vaše jméno, pracovní pozici, název společnosti  a také kontakt, na který se vám recipient může ozvat. To je například vaše telefonní číslo, email, fax, adresa společnosti apod.

 

8) Zkontrolujte si pravopis a překlepy

Jedna z největších chyb, kterých se lidé dopouští, je, že si po sobě svůj text nečtou. Jelikož email napíšete většinou ve spěchu, je velice pravděpodobné, že jste v něm nasekali pár chyb nebo překlepů. Pokud takový email odešlete, nejenže pokazíte svůj vlastní obraz a obraz společnosti, ale můžete recipienta také výrazně zmást. Zkontrolujte proto svůj email podle následujícího checklistu:

  • Je můj email jasný?
  • Chybí nějaká informace?
  • Jsou všichni důležití kolegové zahrnuti v kopii?
  • Pozná recipient, jak si představuji další krok a co po nich chci?
  • Jsou v textu nějaké gramatické chyby a překlepy?
  • Pokud jste v textu zmínili, že přikládáte dokument, ujistěte se, že jste ho opravdu přiložili

 

9) Vyberte příjemce

Vždycky je nejlepší nechat si přikládání příjemců až na konec. Vyhnete se tak nepříjemnému překlepu, kdy omylem odešlete email, který není kompletní nebo s ním nejste spokojeni. Získáte tak prostor v klidu si text pročíst a odeslat ho až ve chvíli, kdy jste naprosto spokojeni.

Můžete se také rozmyslet, jestli do komunikace nechcete přidat ještě někoho jiného. Například nadřízeného vašeho příjemce apod.

 

10) Mnoho emailů v jednom vláknu

Nyní jste odeslali email a můžete očekávat odpovědi. Vzhledem k tomu, že se budete jednat o navazující konverzaci, nemusíte už každou svou další odpověď znovu začínat uvítáním. Nejjednodušší je prostě sledovat tón vašeho kolegy. Pokud je neformální a uvolněný, prostě přejděte na stejný způsob tónu.

Co dělat a čemu se naopak vyhnout:

 

  • Zkratky – Nikdy nepoužívejte neformální zkratky jako “plz” nebo “thx”. Do profesionální komunikace se tyto výrazy vůbec nehodí.
  • Kontrola – Pečlivě si překontrolujte vše, co jste napsali. Chyby v textu jsou neprofesionální a odvedou pozornost od obsahu zprávy.
  • Emotikony – Nikdy nepoužívejte emotikony, polibky apod. Mluvíte s kolegy, ne s vašimi přáteli.
  • Stručnost – Snažte se držet vaše emaily krátké. Pokud se vám text rozšíří na vice než tři odstavce, popřemýšlejte, jak ho zkrátit nebo shrnout.
  • Soukromí – Nepiště nic osobního, soukromého nebo jinak nevhodného. Kdykoli si nejste jistí, popřemýšlejte, jestli se budete cítit příjemně, když bude někdo cizí takové informace číst. Pokud jste na pochybách, email neodesílejte.
  • Promptnost – Odpovídejte na emaily co nejrychleji. Měli byste se snažit zodpovědět emaily ten samý den, co je obdržíte, anebo alespoň během 24 hodin. Pokud nemáte vhodnou odpověď anebo čekáte na potvrzení od třetí strany, prostě odesilateli napište, že čekáte na dodatečné informace a vrátíte se k nim ihned, jakmile budete vědět víc.

https://www.kaplaninternational.com/cz/brochure-download/form

Sdílej se svými přáteli