英語メールの書き出しフレーズ15選|サクサク書けて応用自在!

仕事上の相手に英語でメールを書かなければならなくなったとき、件名や書き出しをどうすれば良いのか、思い悩んだ経験はありませんか?日本語のメールと異なり、英語ならではのルールもあります。初めて送るときはハードルが高く感じられますが、ビジネスメールは決まったフレーズをひと通り覚えてしまえば、それほど難しくありません。今回は英語でメールをどのように書けば良いか悩んでいる人に向けて、書く際のノウハウや注意すること、実用的なフレーズをご紹介します。

英語メールの書き出しフレーズ

 

||目次||

1. 【注意点】英語でメールを書くときのポイント

2. 【書き出しの例文1】自己紹介・挨拶

3. 【書き出しの例文2】メールの目的を伝える

4. 【書き出しの例文3】ニュースを伝える

5. よく使うフレーズを覚えて応用しよう

 

【注意点】英語でメールを書くときのポイント


メールでは相手にわかりやすく用件を伝えることが大切です。件名、本文ともに簡潔な表現を心掛けましょう。
 

件名はわかりやすく簡潔に

メールの文章はなるべく簡潔にします。特に件名は読むだけで用件が伝わるのが理想的です。スマートフォンで見る場合も想定して、件名はなるべく30文字以内に収めましょう。「a」や「the」などの冠詞は極力省きます。
また、「Document」や「Important」のようにあまりにも件名が短すぎたり、「Hello!」や「Congratulations!」のように「!」が入っていたりするとスパムメールに間違われることがあります。たとえば次のような件名はわかりやすく、迷惑メールにも間違われません。

・Inquiry about your product(貴社製品に関する問い合わせ)
・Notification of next meeting(次回ミーティングについてのお知らせ)
・【Important】Request for estimate(【重要】お見積りのお願い)

単に「About your product」とするとメールの内容が質問なのか苦情なのか判別しにくいので、「Inquiry about ~」(~に関する問い合わせ)や「Notification of ~」(~についてのお知らせ)と入れて、内容が的確に伝わるよう配慮します。3つ目の例のように、強調するために【 】で囲った単語を入れる場合もあります。他に、【Urgent】(至急)、【REQ】(requestの略)、【FYI】(for your informationの略で、参考までに)などがあります。
 

本文はすぐ本題に入る

日本のビジネスメールで使う「いつもお世話になっております」などのあいさつは必要なく、英語のメールではすぐに本題に入ります。ただし、初めてメールをする相手の場合は簡単な自己紹介を入れ、返信メールではお礼や返事が遅れたお詫びなどを先に入れます。
メールの本文も簡潔な表現にすることが大切です。難しい言葉を選ぶ必要はないので、使い慣れた単語でシンプルに書きます。できるだけポジティブな表現を選びましょう。
 

結びの言葉を入れる

英語のメールにも結びの言葉があります。「I’m looking forward to hearing from you.」(ご連絡をお待ちしております)や、「Please contact us if you have any questions about this product.」(こちらの商品について質問がある場合は、私共にご連絡ください)などと締めくくり、突然本文が終わらないようにします。最後に、日本語の「敬具」と同じように結語を入れます。ビジネスでは「Sincerely yours,」、「Best regards,」が多用され、他に簡略形の「Regards,」や「Thanks and regards,」などもあります。
 

読みやすいメールにするために

表現や内容以外に、見た目の読みやすさも大切です。メールはテキスト形式をおすすめします。HTML形式では相手のパソコン環境やメールソフトによって正しく表示されない場合があるためです。フォントはArialやVerdanaなど、どのパソコンにも入っているものが良いでしょう。フォントサイズは10pt~12ptが一般的です。改行は適宜行い、内容ごとに段落で区切ります。

 

 

【書き出しの例文1】自己紹介・挨拶


初めての相手に送るメールの書き出しで使える自己紹介や、あいさつのフレーズをご紹介します。
 

My name is Taro Suzuki and I am in charge of sales promotion at XX.

意味:私の名前は鈴木太郎です。XX社で販売促進の担当をしています。

相手に初めてメールをするときは、冒頭で簡単に自分の名前や部署、役職などを伝えると、受け取った相手も安心します。相手が自身の会社について知らない場合は、事業内容も簡単に記すと良いでしょう。
 

It’s been a while since our last contact.

意味:前回ご連絡してから、お久しぶりです。

すでにメールでやり取りをしたことのある相手には、あいさつから書き出しても良いでしょう。他に「I hope you are doing well.」(お元気ですか)、「It was nice hearing from you again.」(またご連絡を下さり嬉しかったです)などもあります。
 

Thank you for your quick reply.

意味:早速のお返事ありがとうございます。

受け取ったメールに対するお礼の表現です。「quick」を除けば、しばらく経ってから返信が来た際にも使えます。書類を送ってもらったお礼を伝えるのであれば「Thank you for sending the document.」(書類送付ありがとうございます)と書きます。「I appreciate ~」でより丁寧な感謝の表現になり、「I appreciate for your help.」(お力添え感謝します)などと使います。
 

I am sorry for not replying to you sooner.

意味:お返事が遅くなり、申し訳ありません。

返信が遅れたお詫びを伝える表現で、「sorry」の前に「terribly」などを入れると「大変申し訳ありません」という意味になります。親しい友人などに送る場合は、「I am」を省略して「Sorry for not replying to you sooner.」とカジュアルな表現にすることもできます。
 

Please excuse my lack of a prompt reply as I was on winter vacation.

意味:冬期休暇をいただいていたので、すぐにお返事ができず申し訳ありませんでした。

「Please excuse my lack of ~」で、「~不足で申し訳ありません」という言い回しです。「a prompt reply」(即答、すぐの返事)を用いて、すぐに返事ができなかったことをお詫びする文章になります。

 

 

【書き出しの例文2】メールの目的を伝える


自己紹介やあいさつが済んだら、メールの本題に入ります。目的や用件、相手にどうして欲しいかなどを端的に伝えます。
 

I am writing this email to confirm our discussion at the last meeting.

意味:前回のミーティングの内容を確認したく、メールしています。

なぜメールを送ったのか目的を伝えるための表現です。「I am writing to ~」で「~するためにメールを書いている」という意味です。
 

This mail is to inform you about our new product.

意味:これは弊社の新商品についてお知らせするメールです

「inform」を「confirm」に変えると、「これは~を確認するメールです」となります。「mail」を除いた「This is to inform you that ~」(これは~のお知らせです)という表現もあります。
 

I have some questions about your current project.

意味:現在進行中のプロジェクトについていくつか質問があります。

何か質問があってメールする場合などに使える表現です。「I have some questions about~」(~についていくつか質問があります)で、単刀直入に用件を伝えます。
 

We’re interested in your products. 

意味:御社製品に関心があります

製品などに興味があってメールを送る場合に使用します。会社を代表してメールするときは、「I」ではなく「We」を主語にすることもあります。
 

Would you please confirm the following points?

意味:下記の点についてご確認いただけますか?

確認してほしいことがある際に使います。続けて確認事項を箇条書きで記すと良いでしょう。

 

 

【書き出しの例文3】ニュースを伝える


相手の提案に対する返事や採用・入学の合否など、ニュースを伝える場合は以下のようなフレーズを使います。

 

良いニュースの場合

・We’re happy to inform you that your offer is authorized. 
意味:御社オファーの受理が確定しましたので、お知らせします。

・We’re pleased to inform you that we will have a big campaign from the 26th December.
意味:12月26日より大きなキャンペーンを行うので、お知らせします。

「We’re happy to inform you that ~」や「We’re happy to inform you that ~」で、「~とお知らせできてうれしい」です。この文章の後に、「電話をください」など具体的な指示を伝えます。
 

悪いニュースの場合

・We’re sorry to inform you that we have been unable to accept your proposals this time. 
意味:申し訳ありませんが、この度のご提案をお受けすることはできません。

・I regret to inform you that I would like to cancel our appointment on January 7th.
意味:申し訳ありませんが、1月7日のアポイントメントをキャンセルいたします。

・Unfortunately, the product is out of stock.
意味:残念ながら、そちらの商品は売り切れです。

悪いニュースも、相手の気分を害さないような表現を選びます。「We’re sorry to inform you that ~」や「I regret to inform you that ~」で、「申し訳ありませんが(残念ながら)~をお知らせします」という意味です。「残念ながら」という意味の「Unfortunately」で始めても良いでしょう。

 

 

よく使うフレーズを覚えて応用しよう


今回ご紹介したフレーズを状況に応じて活用すれば、英語のビジネスメールで書き出しに困ることはありません。メールは相手の顔が見えないだけに、誤解されないよう、不快感を与えないよう、簡潔な表現と内容を心掛けることが大切です。そのためにも、件名はシンプルかつメールの内容が分かるように、本文は端的に用件を伝えるようにしましょう。

 

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