كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي باللغة الإنجليزية

بالنسبة لمعظمنا، قبل دخول عالم الأعمال، لا يعد البريد الإلكتروني شكلاً من أشكال التواصل الذي نألفه كثيرًا. سواء كنت تتقدم لوظيفة أو تتواصل مع زملائك في العمل، فمن المهم بالنسبة لك إرسال رسائل بريد إلكتروني احترافية مناسبة تمثل أنت وشركتك في ضوء إيجابي. إذا كنت تخطط لتحسين مهاراتك في اللغة الإنجليزية حتى تتمكن من العمل في الخارج، فمن المفيد معرفة كيفية التصرف في أشكال الاتصال الأساسية، وستكون آداب البريد الإلكتروني مهمة جدًا!

بالنسبة لأولئك الذين لم يرسلوا بريدًا إلكترونيًا من قبل، يمكن أن يكون هذا الشكل من الاتصالات صعبًا. هل هي رسالة ؟ هل هي رسالة نصية ؟ إلى أي مدى يجب أن يكون رسميًا ؟ إذا لم تكن متأكدًا من كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي، فإليك أهم نصائحنا حول كيفية هيكلة بريدك الإلكتروني وما يجب تذكره وما لا يجب تذكره.

1) حدّد عنوان الموضوع

أحد أهم أجزاء كتابة البريد الإلكتروني هو تضمين سطر موضوع موجز. يميل معظم الناس إلى إعطاء الأولوية لرسائل البريد الإلكتروني التي يقرأونها أولاً من هو المرسل وماذا يقول سطر الموضوع. تأكد من إعطاء الأولوية لبريدك الإلكتروني من خلال كتابة سطر موضوع يصف بدقة محتوى بريدك الإلكتروني، مما يمنح المستلم سببًا لفتح بريدك الإلكتروني.

إذا كان البريد الإلكتروني حساسًا للوقت، فتأكد من وضع علامة عليه بعلم «عاجل»، والذي سيخبر القارئ أنه يحتاج إلى الرد عليه في أقرب وقت ممكن.

2) ابدأ بالتحيّة

يعد بدء بريدك الإلكتروني بتحية جانبًا مهمًا آخر لكتابة بريد إلكتروني. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص لم تقابله من قبل وكانت علاقتك بالمستلم رسمية، فإن تقديم نفسك وما تفعله أمر بالغ الأهمية. يمكنك بدء البريد الإلكتروني هكذا:

Dear Anna,

I hope this email finds you well. My name is Danielle and I’m currently leading the project on International Development.

بينما إذا كان المتلقي زميلًا تعرفه جيدًا، فيمكنك معالجته بشكل أقل رسمية

Hello Anna,

I hope you’re well. Here’s a quick update regarding the International Development project.

إذا لم تكن متأكدًا من الشخص المحدد الذي سيقرأ بريدك الإلكتروني، على سبيل المثال إذا كنت تتقدم إلى وظيفة وترسل البريد الإلكتروني إلى حساب مشترك، فيمكنك معالجة العنوان، على سبيل المثال،

Dear Hiring Manager,

بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني لأكثر من شخص واحد، يمكنك سرد أسماء متعددة، أو ألقي التحية مستعملاً صيغة الجمع كالتالي:  

Hello all, or Hi everyone,

3) حدّد هدفك من إرسال الرسالة

بمجرد وصولك إلى هذه المرحلة من بريدك الإلكتروني، يكون لدى المستلم بالفعل فكرة موجزة عن المحتويات بفضل سطر الموضوع الخاص بك، لذا فقد حان الوقت الآن لتحديد الغرض من بريدك الإلكتروني. جعل الغرض موجزا، مع جمل قصيرة وواضحة، على سبيل المثال ؛

I am writing to enquire about the funding for the International Development project.

4) تضمين دعوة لعمل شيءٍ ما

بعد أن تشرح سبب إرسال البريد الإلكتروني، لا تفترض فقط أن المستلم يعرف إلى أين تريد أن تذهب الأشياء من هنا. من المهم إضافة مكالمة إلى العمل، حيث تقدم توجيهات محددة فيما يتعلق بما تريد أن يفعله المستلم بعد ذلك.

Could you please send me those files by Thursday 13^th at 3pm?

5) إنهاء البريد الإلكتروني

قبل التوقيع على بريدك الإلكتروني، من المهم تضمين خط إغلاق، لغرض مزدوج هو تكرار هدفك وشكر المستلم على قراءة البريد الإلكتروني.

Thank you for your help with this. I’m looking forward to hearing your thoughts.

6)التوقيع

بعد إضافة خط إغلاق، فإن الجزء الأخير من المحتوى الذي يجب إضافته إلى بريدك الإلكتروني هو التوقيع، والذي يمكن أن يكون ؛

• Kind regards
• Best wishes
• All the best

7)أضف توقيعًا عبر الإنترنت

الآن بعد اكتمال بريدك الإلكتروني، يجدر التحقق من أن بريدك الإلكتروني يتضمن توقيعًا عبر الإنترنت. بعبارات بسيطة، هذا «ختم» عبر الإنترنت يتضمن اسمك، ومسمى وظيفتك، وشركتك، ورقم هاتفك، وربما معلومات اتصال مفيدة أخرى في حال احتاج شخص ما إلى الحصول عليك على وجه السرعة.

8) أعد قراءة ما كتبته قبل الإرسال

أحد أكبر الأخطاء التي يرتكبها الأشخاص عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني ليس دليلاً على قراءتها قبل الحكم عليها. في أغلب الأحيان، تتم كتابة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة كبيرة بحيث يسهل عليك تفويت شيء ما أو ارتكاب خطأ إملائي أو حتى إرباك المستلم. عندما يقرأ الدليل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تحقق منها مقابل هذه القائمة المرجعية ؛

• هل طلبي واضح ؟
• هل سيفهم المتلقي هذا، وهل هناك أي معلومات مفقودة ؟
• هل تم تضمين جميع الزملاء والموظفين الضروريين في سلسلة البريد الإلكتروني ؟
• هل سيفهم المستلم دعوته للعمل وما هو المطلوب منهم بعد الانتهاء من بريدي الإلكتروني ؟
• هل هناك أي أخطاء إملائية/أخطاء نحوية ؟
• إذا كنت قد ذكرت أنك ترفق مستندًا، فتحقق مرة أخرى للتأكد من أنك قد أرفقت مستندك قبل إرساله!

9) حدد المستلمين

من الأفضل دائمًا وضع عنوان المستلم في اللحظة الأخيرة. يمنعك هذا من إرسال البريد الإلكتروني قبل أن تكون جاهزًا ويسمح لك بإثبات القراءة والتأكد من أنك سعيد بالبريد الإلكتروني قبل الإرسال.

في هذه المرحلة، يجدر أيضًا التفكير فيما إذا كان يجب تضمين أي شخص آخر في مراسلات البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، إذا كان بريدك الإلكتروني مخصصًا لموظف معين، لكنك تعتقد أن مشرف الموظف سيستفيد من رؤية بريدك الإلكتروني، فيمكنك «cc» فيه، مما يعني أنه سيتلقى جميع المراسلات بينك وبين المستلم، ولكن لن تضطر إلى التحقق من رسائل البريد الإلكتروني هذه على وجه السرعة لأنها ليست مخصصة لهم على وجه التحديد.

10) رسائل بريد إلكتروني متعددة في موضوع واحد

الآن بعد أن أرسلت بريدك الإلكتروني، من المحتمل أن تتلقى ردًا. الآن بعد أن أنشأت مراسلات، ليس من الضروري مواصلة جميع الإجراءات الشكلية المذكورة أعلاه مثل تقديم نفسك والبدء بتحية. عند كتابة ردك، من الأفضل أن تعكس ببساطة نغمة المرسل - سواء كانت مريحة أو رسمية، تعكس نبرة صوتها.

ما ينصح بفعله  وما ينصح بتركه: 

• لا تتحدث بنص مختصر - «plz and thanx» ليست مناسبة في بيئة مهنية.
• قم بتدقيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قبل إرسالها - أخطاء التهجئة غير المهنية وستحرف انتباه القارئ عن محتويات بريدك الإلكتروني.
• لا تقم بتضمين الرموز التعبيرية أو الرموز التعبيرية أو القبلات في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك - تذكر أنك تتحدث إلى المحترفين، وليس أصدقائك وعائلتك.
• اجعل رسائل البريد الإلكتروني قصيرة وحلوة - إذا كان طول بريدك الإلكتروني يزيد عن ثلاث فقرات، فكر في كيفية تلخيص نصك، أو فكر في إرسال مرفق أكثر تفصيلاً.
• لا تكتب أي شيء خاص أو شخصي أو غير مناسب في رسالة بريد إلكتروني. عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا، اسأل نفسك عما إذا كنت ستشعر بالراحة مع الآخرين الذين يقرؤون محتوياته - إذا كانت الإجابة لا، فلا ترسلها.
• قم بالرد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور. يجب أن تهدف دائمًا إلى الرد على رسائل البريد الإلكتروني في نفس اليوم الذي تتلقاها فيه، أو لمدة 24 ساعة إذا لم يكن ذلك ممكنًا. إذا لم يكن لديك إجابة مناسبة، أو كنت تنتظر تأكيدًا من طرف ثالث، فأرسل بريدًا إلكترونيًا إلى المرسل وأوضح أنك تنتظر معلومات إضافية وستعود إليها في أقرب وقت ممكن.