영문 비즈니스 이메일 작성시 체크리스트

외국계 회사 취업 및 해외취업을 계획하시는 분들 있으신가요? 그렇다면 비즈니스 영어를 준비하셔야겠네요. 취업 전 준비해야할 점들이 많지만 그 중에서도 해외업무시 상당 부분을 차지하는 이메일을 제대로 작성하는 법은 기본 중의 기본으로 챙겨야하는 거 알고계셨나요? 몇 번을 강조해도 지나치지 않는 중요한 이메일 작성법! 카플란 블로그에서 영문 비즈니스 이메일 작성시 꼭 확인하고 넘어가야 할 체크리스트를 확인해보세요. 

회사생활 중 이메일이 차지하는 부분은 상당히 큽니다. 많은 이들이 회사내에서의 일은 이메일에서 시작해서 이메일로 끝난다는 말을 할 정도로 이메일은 근무 중 중요한 커뮤니케이션 소통 중 하나입니다. 이렇게 중요한 이메일에서 문법 또는 철자가 틀리는 기본적인 실수를 하면 이미지가 구겨지는 것은 물론 프로페셔널하게 보이지 않겠죠? 또한 인포멀한 어휘 사용은 자제하고 포멀한 어휘를 사용해 격식을 갖춰 작성하는 것이 좋은 이미지를 남기는 비즈니스 이메일 작성법이라 할 수 있습니다. 일 잘하는 사람으로 남고 싶다면, 이메일도 현명하게 작성하셔야 겠죠? 몇 번을 강조해도 지나치지 않는 중요한 이메일 작성법! 카플란 블로그에서 영문 비즈니스 이메일 작성시 꼭 확인하고 넘어가야 할 체크리스트를 확인해보세요. 

 

email 1

 

1. 포함시켜야 할 사람 / 상대 호칭  

  • To – 이메일을 수신받는 사람이자 직접적인 회신을 받고싶은 사람
  • CC (참조)  - 직접적으로 이메일을 수신받는 사람은 아니지만, 이메일을 확인했으면 하는 사람
  • BCC(숨긴 참조) – 이메일을 확인했으면 하는 사람이지만, 다른 사람이 보지 않았으면 하는 사람. 상황에 따라 선택할 수 있는 옵션이자 주의해서 사용해야 될 옵션.

Tip! 단체이메일을 수신 후 회신시 단체 모두가 확인해야하는 경우를 제외하고, 함께 받은 단체이메일로 회신하는 것을 피해주세요. 그룹이메일에 포함된 100명이 모두 회신을 보낸다고 생각하면 불필요한 이메일을 100개를 받는 셈이니까요. 

 


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2. 이메일 제목

이메일 제목만 봐도 어떤 내용이 작성되어있는지 대략 가늠할 수 있을 정도로 제목에 내용을 잘 타내도록 하며 간결하게 작성하는 것이 주요 포인트입니다. 

일반적으로 완전한 문장으로 쓰지 않으며, 형용사 및 부사 등은 생략할 수 있으며 접속사 사용은 피하시는 게 좋습니다. 

하루에서 수십에서 수백개의 이메일을 받는 직장인들에게 받은 이메일을 일일히 다른 폴더로 분류하고 보관하는 일은 불가능합니다. 찾고 싶은 이메일이 있을 때 주로 찾는 방법이 바로 검색창에 이메일 제목키워드를 입력하여 찾는 것입니다. 차후 이메일 제목만 입력하여 해당 이메일을 찾기 위해서는 제목을 필요한 정보를 간결하고 알아보기 쉽게 정하는 얼마나 중요한지 아시겠죠? 시간도 절약하고 효율적으로 일할 수 있는 첫 번째 방법, 바로 이메일 제목을 잘 정하는 것입니다. 

Tip! 이메일 내용에 따라 또는 중요도에 따라 제목에 입력하여 읽는 이로 하여금 쉽게 알도록 할 수 있습니다. 

  • 긴급사항이나 중요한 이메일 제목: Urgent (긴급), Important (중요) 
  • 요청사항이나 의문사항이 포함된 이메일 제목: Request for permission (결재요청), Quick question (간단한 질문) 

 

 

 

3. 폰트 및 폰트색상

대부분의 직장에서는 기본 폰트를 사용합니다.  Arial, Times New Roman, Calibri 등이 자주 사용됩니다. 색은 검정색으로 통일하며 자주 사용하지 않는 폰트 및 폰트색은 써도 되는지 확신이 들지 않으면 사용을 자제하시는 것이 좋습니다. 예를 들어 각 나라 및 문화권별 금기되는 색 등이 있듯이 모르고 빨강색으로 이메일을 작성해서 보낸다면 실례가 되는 일이 될 수 있겠죠. 

 

email symbol

 

4. 첫 시작 

이메일 제목에서 좋은 첫 인상을 남겼다면, 내용에서는 첫 시작이 읽는 이에게 좋은 인상을 남길 수 있는 중요한 시작입니다. 정중하게 인사로 시작하기 위해서는 아래의 표현을 쓸 수 있습니다. 

만약 이메일을 받는 사람이 해외에 있는 관계자 및 거래처라면 아래와 같은 호칭을 사용하는 것이 적절합니다.

  • Dear Sir/Madam
  • Dear Mr/Miss/Mrs (last name)
  • To whom it may concern

만약 이메일을 받는 사람이 같은 회사 내 동료라면 아래 호칭으로 이메일을 시작할 수 있습니다.

  • Dear (first name)
  • Hello (first name)

 

 

 

5. 주요 내용

이메일의 주요 길이는 내용에 따라 달라질 수 있습니다. 하지만 일반적으로는 아래의 규칙을 적용하여 작성할 수 있습니다. 

  • 다른 내용은 다른 문단을 사용하여 작성하여 새로운 내용이 시작됬음을 알리고, 문자를 규칙적으로 나눠서 쉽게 분류가 가능하도록 합니다.
  • 질문 또는 중요한 전달내용이 있다면, 내용 중간에 포함하지 말고 내용 초반부에 작성하고 강조표시를 하여 중요한 내용임을 눈에 잘 띄도록 합니다. 
  • 글 작성시 전체적으로 프로페셔널한 톤을 유지합니다. 농담이나 가벼운 유머가 포함된 코멘트를 남길 때는 다른 문화권의 직원에게 실례가 되지는 않는지 신중하게 생각 후 작성해야 합니다. 뉴질랜드에서는 가벼운 유머로 이해되는 말이 영국에서는 아닐 수 있으니까요. 
  • 최대한 간결하게 작성하도록 노력합니다. 길고 장황하게 작성할수록 수신자가 처음부터 끝까지 읽을 가능성이 낮아집니다. 

 

 

 

6. 끝인사

제목 및 이메일 첫 인사부터 주요 내용까지 좋은 인상을 잘 남겼다면 정중하게 마무리하여 끝마무리를 잘 맺어주시는 게 중요합니다. 그러기 위해서 아래와 같은 표현으로 끝인사를 하실 수 있습니다. 

  • Kind regards
  • Best wishes
  • All the best
  • Sincerely
  • Best Wishes
  • Best Regards 

 

man sending an email

 

7.  교정 

이제 거의 마지막 단계입니다. 이메일 작성을 마치셨다면 보내기 전 2 - 3회 이상 읽어보며 틀린 철자 또는 맞춤법은 없는지 빠진 내용 및 첨부파일은 없는지 꼼꼼히 확인해주세요. 마지막 끝 부분에 미리 등록해놓은 온라인 서명을 넣어주면 메일을 읽는 사람이 바로 연락하기 쉽겠죠? 

 

 

 

8.  그 외 체크리스트 

이제 거의 마지막입니다. 이메일 발송 버튼을 누르기 전에 아래 리스트를 참고로 잘 쓰여졌나 다시 한번 확인해보세요. 한번 보내면 되돌릴 수 없는 이메일, 프로페셔널한 인상을 남기기 위해서는 끝까지 실수한 점이 없는지 확인 후 발송버튼을 눌러주세요! 

  • 수신자에게 요청하는 내용이 명확하게 눈에 들어오는지 확인 
  • 빠진 내용 및 첨부파일이 없는지 확인. 모두들 첨부파일을 포함 안해서 다시 보낸 경험들 있으시죠?  
  • 이메일 수신 그룹에 이메일을 받을 멤버 모두 포함되어 있는지 확인 
  • 수신자가 내 이메일을 읽은 후 어떤 응답을 취해야하는지 명료하게 이해되는지 확인 
  • 포함되어야 할 첨부파일 및 자료가 모두 포함됬는지 확인  

 

 

영문 비즈니스 이메일 작성하기 편 어떠셨나요? 유익하셨나요? 비즈니스 이메일 작성법은 기본 양식와 자주 사용되는 표현을 알아두면 반복해서 유용하게 이용하실 수 있으니, 이번 기회에 숙지하셔서 프로페셔널한 영문 이메일을 작성하여 이미지를 업! 하시길 바랍니다.

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