Firma Kaplan International English (KIE) jest świadoma odpowiedzialności związanej z zapewnieniem i dbaniem o bezpieczeństwo uczniów poniżej 18 roku życia, zgodnie z przepisami prawa Wielkiej Brytanii i wymaganiami organizacji akredytujących oraz instytucji nadzorujących placówki edukacyjne. KIE przywiązuje dużą wagę do bezpieczeństwa i ochrony uczniów poniżej 18 roku życia we wszystkich placówkach, przede wszystkim poprzez działania prewencyjne. KIE dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszystkim uczniom bezpieczne, pozytywne i przyjazne środowisko do nauki i mieszkania. Aby ten cel został osiągnięty, rodzice i uczniowie muszą poinformować KIE o wszelkich problemach zdrowotnych i chorobach. Wszyscy pracownicy KIE starają się zapewnić uczniom pozytywne doświadczenie nauki, a szczególną troską otaczamy uczniów niepełnoletnich w świetle prawa. Firma KIE nie może i nie zamierza przejąć roli rodziców, jednak zapewnia ona zwiększony nadzór nad uczniami poniżej 18 roku życia i wymaga podpisania przez rodziców uczniów niepełnoletnich formularza zgody. Rodzice uczniów poniżej 18 roku życia powinni być świadomi, że uczniowie uczący się w szkołach KIE będą przebywać w środowisku dorosłych, a nauczanie odbywa się w ramach kursów dla dorosłych.
Firma KIE jest świadoma, że bezpieczeństwo uczniów poniżej 18 roku życia jest wartością pierwszorzędną i podejmuje stosowne kroki, aby rodzice uczniów niepełnoletnich wiedzieli, że ich dzieci przebywają w bezpiecznym środowisku. Uczniowie w wieku 14–17 podróżują z miejsca zakwaterowania do szkoły i z powrotem samodzielnie, ale ich stawiennictwo jest monitorowane. W przypadku, kiedy uczeń nie dotrze do szkoły na czas, mają zastosowanie odpowiednie procedury. Uczniowie mogą korzystać z 24-godzinnego połączenia awaryjnego i informacji telefonicznej w razie jakichkolwiek trudności. Rodziny goszczące również mają do dyspozycji połączenie awaryjne i są zobowiązane niezwłocznie powiadomić szkołę, jeżeli uczeń nie stawi się w miejscu zakwaterowania o wyznaczonej godzinie. Rodzice powinni być świadomi, że uczniowie poniżej 18 roku życia mieszkający u rodzin goszczących są zobowiązani stawić się w domu na noc do godziny:
• (dot. uczniów w wieku 14–15 lat) 22:30, chyba że znajdują się cały czas pod opieką opiekuna grupy lub innego pracownika;
• (dot. uczniów w wieku 16–17 lat) 23:00.
Uczniowie poniżej 18 roku życia, którzy chcą przenocować u znajomych lub rodziny przez jedną lub więcej nocy, mogą uzyskać pozwolenie tylko w przypadku, gdy ich rodzice i osoba, u której chcą przenocować, udzielili wyraźnej zgody na taki nocleg.
Ponadto KIE stosuje następujące środki bezpieczeństwa:
• KIE udostępnia wszystkim pracownikom, rodzinom goszczącym i rodzicom Politykę bezpieczeństwa (jęz. angielski), która szczegółowo określa, w jaki sposób KIE troszczy się o bezpieczeństwo uczniów.
• Wszyscy pracownicy KIE, rodziny goszczące i opiekunowie grup mający stały kontakt z uczniami poniżej 18 roku życia przechodzą rygorystyczny proces rekrutacji i zostają poddani niezbędnej kontroli policyjnej.
• Wszyscy pracownicy KIE i rodziny goszczące otrzymują stosowne wsparcie, trening i wskazówki, jak radzić sobie z problemami dotyczącymi bezpieczeństwa.
• Każda szkoła KIE ma wyznaczoną osobę kontaktową ds. niepełnoletnich, która zapewnia dodatkowe wsparcie, regularnie spotyka się z uczniami, wyjaśnia status prawny niepełnoletnich, zajmuje się wszelkimi problemami dotyczącymi zakwaterowania i w razie potrzeby przeprowadza rozmowy z rodzinami goszczącymi bądź rodzicami uczniów niepełnoletnich.
• Zajęcie w szkole są stosowne dla uczniów poniżej 18 roku życia; ponadto uczniowie zostają poinformowani o nauce i wyjściach towarzyskich poza szkołę.
• Uczniowie poniżej 16 roku życia są zobowiązani brać udział w zajęciach pozaszkolnych organizowanych i nadzorowanych przez KIE.
• KIE nadzoruje zajęcia pozaszkolne, ale w zajęciach tych nie mają obowiązku uczestniczyć uczniowie w wieku 16–17 lat; uczniowie i rodzice powinni być świadomi, że uczniowie niebiorący udziału w zajęciach zorganizowanych nie będą mieli zapewnionej opieki.