Termes et conditions

Si vous souhaitez connaître nos termes et conditions, notre politique de confidentialité et autres réglementations, vous pouvez consulter l'ensemble des sections ci-dessous.

 

Procédure d'inscription

1. Dispositions générales

Vous devez faire parvenir à votre conseiller Kaplan votre formulaire d’inscription signé ainsi que l'acompte requis de minimum 10%, ou les frais de dossier (250$/200£/250€ en fonction de votredestination), le plus élevé étant retenu. Si applicable, les frais d’envoi sécurisé peuvent aussi être demandés. Les étudiants de 18 ans et plus (19 ans et plus pour les étudiants suivant nos cours à Vancouver) doivent signer le formulaire d’inscription attestant qu’ils ont lu et accepté les présentes conditions générales. Les parents ou représentants légaux des étudiants de moins de 18 ans (19 ans pour les étudiants suivant nos cours à Vancouver) doivent avoir lu et signé le formulaire d’inscription en leur nom.

En signant et en nous retournant le formulaire d’inscription, l’étudiant est contractuellement lié à la société Kaplan International. Dès réception du formulaire d’inscription complété et signé et del’acompte de réservation, sous réserve de la disponibilité du programme et de l’hébergement choisis, et sous réserve que l’étudiant remplisse toutes les conditions requises en matière d’immigration,Kaplan émettra une Confirmation de Réservation écrite. Une fois la Confirmation de Réservation délivrée, un contrat/facture liant juridiquement les deux parties sera envoyé à l’étudiant. Ce contratrécapitulera les prestations comprises dans le séjour, les tarifs, le solde du séjour à verser tenant compte de toute offre valable au moment de l’inscription.

Nous tenons à protéger votre vie privée. Il est important que vous lisiez notre politique de confidentialité qui vous informe sur la manière dont nous traitons vos données personnelles. 

Kaplan est assujetti aux lois imposées par diverses juridictions sur la conduite des affaires avec les parties et les pays sanctionnés. Nous avons pour politique de nous conformer pleinement auxrestrictions applicables en matière de sanctions, y compris celles imposées par les États-Unis, le Canada, le Royaume-Uni et l'Union européenne. Bien qu'il ne nous soit pas interdit de transiger avecdes personnes ayant un lien avec un pays sanctionné, nous devons nous assurer qu'aucune partie de la transaction ne contreviendra aux lois applicables sur les sanctions en vertu d'une série devérifications de conformité prescrites, y compris la vérification de la source du financement et des personnes fournissant ce financement, avant que des fonds ou services puissent être négociés.

 

2. Délai de paiement

Le montant du programme doit être intégralement réglé (sauf stipulation contraire) au plus tard 30 jours avant la date de début du programme. Pour les inscriptions effectuées à moins de 30 joursavant la date de début du programme, le montant devra être immédiatement acquitté. En cas de non-réception de l’intégralité du paiement, vous ne pourrez pas commencer le programme. Pourcertaines destinations, un acompte peut être demandé (le « Program Deposit »). Le « Program Deposit » est remboursable dans les circonstances autorisées par notre politique de remboursement.Voir « Politique de remboursement » ci-dessous pour en savoir plus.

PRISE EN CHARGE
Les bénéficiaires d’une prise en charge (CPF et CPF de transition) doivent s’acquitter des frais de dossier pour valider l’inscription. Si le montant pris en charge par l’organisme payeur ne couvre pas l’ensemble des frais de séjour, le participant devra payer l’ensemble des frais restant dus, en respectant les délais de paiement indiqués plus haut.

• ÉTATS-UNIS :
Aux États-Unis, la durée minimum d'inscription est de 1 semaine et la durée maximum de l'inscription (y compris toute interruption des études tout en restant aux États-Unis pendant l'inscription chez Kaplan) ne peut pas excéder 36 mois. Vous ne pouvez pas payer plus de 52 semaines (12 mois) de frais de scolarité à un moment donné.

 

3. Informations sur les visas

Les exigences de visa sont susceptibles d'être amendées et il relève de la responsabilité de l’étudiant d’entreprendre toutes les démarches liées à l’obtention des autorisations de voyage ou de visas applicables, ainsi que de s'assurer d’être titulaire d’un passeport valide pendant toute la durée du programme. Il pourra être demandé à l’étudiant de s’acquitter du montant intégral avant l’émission des documents de visa mentionnés ci-après. Pour les étudiants de moins de 18 ans, des documents remplis par un parent ou un tuteur seront également exigés pour qu'un visa étudiant puisse être délivré. Un visa n'est pas requis pour les programmes exclusivement en ligne.

• ROYAUME-UNI :
Si votre inscription est validée, nous vous fournirons une confirmation d'admission afin d'obtenir un visa visiteur (6 mois) ou un visa d'études de courte durée (« Short-Term Study Visa » - STSV) (11 mois). Pour toute information complémentaire, veuillez consulter le site web suivant : https://www.gov.uk/browse/visas-immigration. Veuillez noter qu'un STSV ne peut être utilisé que pour le programme et l'école figurant sur la demande de visa initiale. L'étudiant ne peut pas être transféré vers un autre prestataire pendant son séjour au Royaume-Uni.

De nouvelles règles d'immigration ont été introduites en janvier 2021 après que le Royaume-Uni a quitté l'UE. Les étudiants de l'UE sont désormais soumis aux règles d'immigration britanniques post-Brexit, mais ils peuvent toujours se rendre au Royaume-Uni avec un minimum de contrôles d'immigration dans le cadre du « Visitor Route » pour des voyages ou des études de courte durée, jusqu'à 6 mois. Pour étudier pendant plus de six mois, les étudiants de l'UE doivent demander un visa d'études à court terme (STSV).

• IRLANDE :
Nous vous fournirons une lettre d'invitation pour vous aider dans vos démarches d’obtention du visa.

• ÉTATS-UNIS :
Nos écoles aux États-Unis sont autorisées selon la loi fédérale américaine à accepter des inscriptions d'étudiants non-immigrants. Une fois votre candidature reçue, Kaplan vous demandera une attestation de fonds vérifiant votre capacité à régler la totalité de vos frais d'inscription aux États-Unis, laquelle est requise pour l’émission du Certificat d’éligibilité du formulaire I-20.

• CANADA :
Nos écoles au Canada ont un statut de « Designated Learning Institution (DLI) » reconnu par le bureau Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC). Nous vous fournirons une lettre d'invitation pour vous aider dans vos démarches d’obtention du visa, le cas échéant.

 

4. Frais d'envoi sécurisé

Un service d’envoi sécurisé est disponible sur demande aux tarifs ci-dessous :

  •  Royaume-Uni : 35 GBP
  • Irlande : 55 EUR
  • Canada : 80 CAD
  • États-Unis : 80 USD

 

5. Assurance médicale et voyage

Une assurance médicale et voyage est obligatoire dans nos écoles Kaplan pour couvrir votre séjour, quels que soient la durée et le type de cours/visa. Kaplan a travaillé en collaboration avec un certainnombre de partenaires pour créer un plan d'assurance voyage et médicale sur mesure. Les détails des prestations de cette assurance sont disponibles auprès de votre conseiller Kaplan. Chaqueétudiant est responsable de ses effets personnels à l’école Kaplan ou dans son hébergement et de souscrire une assurance à ce titre. À votre arrivée, vous serez tenu de fournir une attestationd’assurance médicale à l’école, à la seule exception de nos programmes en ligne. Si une assurance est requise, vous ne pourrez pas commencer le programme sans présenter d’assurance médicalesatisfaisante. Les étudiants non-européens qui suivent des cours en Irlande devront également s’enregistrer auprès du Bureau National de l’Immigration (GNIB) dans les 30 jours suivant leur arrivée.

 

6. Déclaration médicale

Les étudiants doivent signaler sur leur formulaire de candidature toute : i) maladie mentale ou physique ; ii) allergie ; iii) handicap ; ou iv) condition physique ou mentale qui :

  • peut compromettre leur capacité à mener à bien leur programme ;
  • peut avoir un impact sur la santé et le bien-être de tout autre étudiant, hôte ou membre du personnel ;
  • peut nécessiter une surveillance, un traitement ou une intervention d'urgence de toute nature pendant la période d'inscription prévue de l'étudiant ;
  • peut nécessiter un aménagement particulier ;

Kaplan se réserve le droit de refuser une inscription ou de mettre un terme à l’inscription d’un étudiant si sa participation présente un risque pour sa santé et sa sécurité ou la santé et la sécurité des autres étudiants ou du personnel, ou si malgré des aménagements raisonnables, Kaplan considère que l'étudiant se trouve dans l’incapacité ou qu’il est susceptible de se trouver dans l’incapacité d’achever son programme en raison de son état physique ou mental. Dans ce dernier cas, le remboursement se fera à l’entière discrétion de Kaplan.

 

7. Frais de cours

Les frais de cours incluent les leçons, la réunion d’orientation, l’accès à la salle informatique et à Internet, les tests de placement et de progression et le Certificat Kaplan en fin de programme. Kaplan se réserve le droit de ne pas délivrer de certificat si les frais de cours ne sont pas réglés ou si d’autres conditions notifiées à l'étudiant ne sont pas remplies.

 

8. Services en supplément

Tout service supplémentaire (y compris, mais non limité à, transferts, voyage, blanchisserie, communications téléphoniques, excursions, frais médicaux, régime alimentaire particulier, frais d’examen, changement d’hébergement ou de programme, frais de matériel) n’est pas inclus dans les frais de cours, sauf spécification contraire mentionnée sur votre facture.

 

9. Hébergement en chambre double

Kaplan pourra, à son entière discrétion, demander aux étudiants de réserver une chambre simple au lieu d’une chambre double.

 

10. Mineurs de moins de 18 ans

L'âge minimum de participation à un programme Kaplan est de 16 ans, à moins d'être inscrit à un programme junior désigné ou d'avoir obtenu une autorisation écrite du directeur de l'école concernée. Kaplan dispense des programmes pour adultes (excepté dans le cadre de nos programmes destinés aux juniors ou adolescents). Les étudiants de 16 et 17 ans sont donc informés qu’ils assisteront aux cours avec des participants de 18 ans et plus. Il pourra être demandé à un mineur de moins de 18 ans de présenter des documents concernant ses tuteurs légaux, d’être hébergé dans un logement agréé par Kaplan, de réserver le service de transfert aéroport aller-retour mis en place par Kaplan ainsi que de contracter une assurance médicale. Tous les étudiants de moins de 18 ans (moins de 19 ans pour les étudiants fréquentant notre établissement de Vancouver) doivent fournir un formulaire d'autorisation pour mineur signé avant leur arrivée et, au Canada, les étudiants peuvent avoir besoin de fournir une déclaration de tutelle notariée.

• ROYAUME-UNI/IRLANDE :
Les autorités britanniques et irlandaises exigent que tous les étudiants mineurs de moins de 18 ans présentent un formulaire de décharge parentale (« Waiver form ») et une autorisation d’intervention en cas d’urgence médicale (« Authorization of Emergency Medical Treatment ») qui leur seront remis à la réservation. Tous les étudiants de moins de 18 ans doivent avoir une assurance médicale et voyage couvrant toute la durée de leur programme. À votre arrivée à l'école, vous devez présenter une preuve d'assurance médicale. Les parents/tuteurs des étudiants de moins de 18 ans doivent signer les formulaires de consentement parental pour les moins de 18 ans et d'autres documents avant leur arrivée au Royaume-Uni. Vous ne serez pas autorisés à commencer le programme tant que vous n'avez pas d'assurance médicale satisfaisante.

 

Conditions générales

1. Règlement intérieur

Les étudiants Kaplan sont tenus de respecter le règlement intérieur de chaque école ainsi que les lois et la législation du pays (ou État/Province) dans lequel est située l’école correspondante.

 

2. Arrivées et départs

L’hébergement est réservé du samedi précédant la date de début du programme jusqu’au samedi matin suivant la date de fin du programme, sauf indication contraire. Une semaine entamée est comptée comme une semaine complète. L'heure d'arrivée pour la plupart des hébergements est 14h00 et l'heure de départ est 10h00, à moins que des arrangements spéciaux aient été pris avec le fournisseur d'hébergement ou qu'une autre heure d'arrivée/de départ soit notée dans la fiche d'hébergement. Les étudiants arrivant entre 22h30 et 06h00 devront effectuer une autre réservation dans un hôtel pour la première nuit en raison de leur arrivée tardive/matinale, ou une nuit supplémentaire dans l’hébergement Kaplan leur sera facturée (soumis à disponibilité).

 

3. Retards, vacances et absences

Si vous commencez votre programme en retard, ou en cas d’absence aux cours, nous ferons tout notre possible pour que vous puissiez compléter votre programme pour toute la durée prévue, mais cela ne peut pas toujours être garanti et aucun remboursement ne sera effectué pour le temps de cours manqué. Les absences ne peuvent pas être reportées à titre gratuit à la fin de votre séjour à moins qu'elles n'aient été autorisées par Kaplan. Pour les programmes de Semestre et Année Académiques, les dates de vacances sont fixes et ne peuvent pas être modifiées par les étudiants. Les vacances non acceptées prises en dehors des dates fixées seront considérées comme des absences.

Pour nos autres programmes, l’octroi de jours de vacances une fois le séjour commencé est soumis à l’accord de chaque école, selon les réglementations en matière de visa, et peut entraîner des frais d'amendement ou être considéré comme une période d’absence selon le lieu du séjour. Au Royaume-Uni, les étudiants ont droit à 1 semaine de vacances pour 10 semaines d'étude. Pour les absences acceptées aux États-Unis et au Canada (par exemple : absence justifiée par certificat médical) après le début du programme, les semaines de cours non utilisées seront ajoutées à la fin du programme.

Aux États-Unis ou au Canada, si l'étudiant est absent pendant 3 jours d'école consécutifs, la personne à contacter en cas d'urgence, le représentant Kaplan ou le parrain de l'étudiant sera contacté pour s’assurer de sa sécurité et son bien-être ; si l'étudiant est mineur, les autorités pourront également être contactées. Si l'étudiant s'absente pendant 14 jours consécutifs sans préavis, le programme sera interrompu. Les modalités normales de résiliation et remboursement s'appliquent.

 

4. Repas et cours manqués

Aucun remboursement ou échange ne sera effectué pour les repas ou cours non pris du fait de jours fériés, examens, excursions, stages professionnels (si applicable), du test d’orientation le premier jour ou de toute autre obligation en dehors de l’emploi du temps normal.

 

5. Jours fériés

La plupart des écoles sont fermées les jours fériés et les cours ne sont généralement pas dispensés. Tous les programmes commencent le lundi. Si le lundi est férié, le programme commencera le mardi. Aucun remboursement ne sera effectué pour les cours non dispensés en raison de jours fériés. Une liste des jours fériés est disponible ici

 

6. Infrastructures du campus

Les étudiants qui suivent un programme dans une école Kaplan située sur le campus d’une université ou d’un collège sont avertis que les infrastructures du campus (par exemple : salle de sport, cafétéria) peuvent être indisponibles durant les vacances universitaires. Des informations plus détaillées sont disponibles auprès du bureau de réservation Kaplan.

 

7. Frais de changement

Tout changement de destination, déclassement de cours, modification d'hébergement, changement de semaines réservées ou suppression de services supplémentaires sera facturé 50 $ par changement.
Après l'arrivée - États-Unis :
Pas de frais de modification pour les changements de destination ou de durée des études.

Kaplan se réserve le droit d’accepter, ou non, le changement demandé. Les étudiants en Semestre ou Année Académique ne sont pas autorisés à changer d’école Kaplan en dehors des vacances incluses dans le programme. Si vous changez pour une école (ou un programme) dont les frais sont moins élevés, aucun remboursement de la différence ne sera effectué. Si vous changez pour une école ou un programme plus cher, la différence de frais vous sera facturée. Kaplan se réserve le droit d’accepter, ou non, tout changement demandé, lequel nécessite, en outre, l’approbation du directeur ou principal de l’école. En cas d’extension de votre programme, aucun frais de changement ne sera appliqué. Toutefois, si vous nous prévenez tardivement de votre souhait d'extension, des frais de replacement en hébergement pourront vous être facturés. L’étudiant est responsable du règlement de toute extension de programme ou d’hébergement. Tout changement de cours donnant lieu à une réduction du nombre de séances de cours sera considéré comme une interruption de la réservation existante et comme une nouvelle réservation et sera donc assujetti aux conditions générales d’interruption (cf. « Conditions d’interruption » ci-après).

 

8. Durée des cours

Tous les cours d’anglais durent 45 minutes, sauf indication contraire. Les cours se déroulent du lundi au vendredi et sont programmés le matin ou l’après-midi. Kaplan ne peut pas garantir un emploi du temps spécifique.

 

9. Politique de compensation

Si, à l’issue du test de placement effectué à l’école à son arrivée, le niveau d’un étudiant s’avère inadapté au programme qu’il a choisi, l’école se réserve le droit de le diriger vers un autre programme plus adéquat, qui pourrait comporter un nombre inférieur de séances de cours et un contenu pédagogique différent. Les étudiants dont le niveau est insuffisant pour suivre un programme dans nos centres devront, si besoin, interrompre leur programme avec Kaplan. Nous nous réservons également le droit d’annuler des cours sans préavis en l’absence d’effectifs suffisants.

 

10. Changements de programme

Kaplan se réserve le droit de modifier les dates de cours, leur contenu pédagogique, les professeurs, les destinations et les programmes à tout moment. Toutefois, en cas de reprogrammation avant le début du programme original, tous les frais seront remboursés au participant si les nouvelles dates ne lui conviennent pas.

 

11. Tarifs

Ces prix sont susceptibles d'être modifiés par Kaplan en cas d’imposition fiscale, de décision gouvernementale ou de toute autre circonstance ou motif indépendant de sa volonté pouvant affecter lesopérations. Les tarifs sont applicables pour les programmes débutant en 2023.

 

12. Livres et matériel pédagogique

Tous les livres et le matériel pédagogique seront mis à la disposition des étudiants pendant toute la durée de leur programme. Certains cours spécialisés peuvent nécessiter l’achat de livres. Au Canada, des frais de matériel seront facturés aux étudiants pour couvrir les frais y afférant. À Vancouver, d'autres moyens d'accès au matériel requis, tels que l'achat auprès d'une autre source (si possible), peuvent être disponibles. Dans ce cas, les étudiants devront montrer la preuve qu'ils se sont procurés le matériel pour pouvoir être exonérés des frais de matériel.

 

13. Caution pour l'hébergement en résidence

Une caution remboursable sera demandée à votre arrivée si vous êtes hébergé en résidence dans les régions listées ci-dessous :

  • Royaume-Uni : 250 GBP
  • Irlande : 350 EUR
  • États-Unis : 500 USD
  • Canada : 600 CAD

Veuillez noter que la caution varie en fonction de l’école ; en cas de frais supplémentaires (par exemple pour les équipements, le nettoyage et le linge), les étudiants en seront informés à la réservation.Cette caution ne sera pas restituée en cas de détérioration, de perte ou de frais de nettoyage supplémentaire causés par l'étudiant ou un invité de l'étudiant. En cas d'annulation, la caution peut nepas être restituée, voir Conditions d'annulation plus bas.

 

14. Expulsion

Un étudiant peut être expulsé ou suspendu dans le cas où il/elle :

  • commettrait un délit
  • ne respecterait pas le code de conduite des étudiants ou le règlement de l’école
  • aurait une assiduité considérée trop faible par Kaplan (par exemple, moins de 80 % de présence en cours, que cette assiduité contrevienne, ou non, aux exigences d’assiduité de son visa)
  • serait absent pour les programmes aux États-Unis & Canada : 14 jours consécutifs sans préavis
  • omettrait de payer les frais dus, directement ou indirectement, à Kaplan pour assister aux cours

En cas d'expulsion ou de suspension de l'étudiant, aucun remboursement ne sera effectué (sauf pour les étudiants suivant un programme aux États-Unis et au Canada, voir ci-dessous) et les services d’immigration en seront informés.

• ÉTATS-UNIS ET CANADA :

Un avis d’expulsion par écrit sera remis à l’étudiant. Le cas échéant, l'étudiant aura alors un délai maximum de 7 jours civils pour soumettre la documentation visant à étayer l’annulation de la décision. Tout remboursement, le cas échéant, sera basé sur la dernière date de participation et calculé conformément à nos politiques de remboursement pour cause de résiliation ci-dessous.

• VANCOUVER (CANADA) :

Si un étudiant est renvoyé :

  • avant que 10 % d’heures d’enseignement n’aient été dispensés, 70 % des cours restants seront remboursés
  • après 10 % mais avant que 30 % d’heures d’enseignement n’aient été dispensés, 50 % des cours restants seront remboursés
  • après que 30 % d’heures d’enseignement ont été dispensés, aucun remboursement ne sera effectué.

CODE DE CONDUITE DES ÉTUDIANTS :

En suivant un programme Kaplan, vous consentez à respecter le Code de conduite ainsi que tout autre règlement applicable aux étudiants. Offrir un environnement pédagogique optimal est l’un de nos engagements pour le succès de nos étudiants. Nous attendons de tous les participants un comportement respectueux envers ceux qui les entourent. Une conduite inappropriée inclut, notamment, les éléments suivants :

  • comportements qui perturbent l’environnement pédagogique (usage de langage grossier, harcèlement, utilisation de téléphone portable en cours etc.)
  • détérioration volontaire, mauvais usage ou vol de matériel Kaplan ou d’effets personnels d’autres étudiants
  • des infractions graves ou continues à toute règle relative à l'utilisation des hébergements Kaplan
  • comportements violents ou menaçants envers des personnes, ou concernant les effets personnels d’autres étudiants, ou le personnel de Kaplan
  • utilisation inappropriée d’Internet ou d’e-mails
  • non-respect des droits d’auteur locaux ou des lois pénales interdisant l’appropriation frauduleuse, la copie ou la modification de matériels protégés par un droit d’auteur
  • non-divulgation de conditions médicales/mentales préexistantes.

 

15. Responsabilité

Dans la mesure autorisée par la loi, la responsabilité de Kaplan, des entreprises du groupe, de ses directeurs, responsables, employés, affiliés, agents et partenaires concernant des pertes découlant d’une négligence, d’une rupture de contrat ou autre sera limitée, dans tous les cas, au montant total payé par l’étudiant concerné pour un programme spécifique suivi par l'étudiant à Kaplan ou à l’entreprise du groupe Kaplan concernée. Ces entreprises ou personnes ne sauraient en aucun cas être tenues responsables de pertes ou dommages indirects ou consécutifs.

 

16. Circonstances exceptionnelles et inévitables

Kaplan ne sera pas en violation du présent accord ni responsable d'un retard dans l'exécution, ou d'un défaut d'exécution, de l'une de ses obligations quelconques au titre du présent accord si ce retard ou ce défaut résulte d'événements, de circonstances ou de causes échappant à son contrôle raisonnable, y compris, mais sans s'y limiter, un incendie, une catastrophe naturelle, un acte gouvernemental, une défaillance des fournisseurs ou des sous-traitants ; des conflits de travail ou des troubles civils ; des activités criminelles, terroristes ou des menaces d'activités terroristes de toute nature ; des pandémies et autres urgences de santé publique ; tout acte négligent ou délibéré ou toute défaillance d'un tiers ; ou toute autre cause échappant au contrôle direct de Kaplan (chacun étant un "événement de force majeure").

Lorsqu'un programme est annulé par Kaplan à la suite d'un événement de force majeure, il est reconnu que :

- Kaplan a le droit de retenir un montant proportionnel de tous les frais payés lorsque les services ont été partiellement fournis. Les honoraires retenus seront proportionnels aux services fournis ;
- Kaplan a le droit de déduire les honoraires irrécupérables dont ils souffrent du montant de tout remboursement, par exemple les frais d'annulation, les frais d'hébergement non remboursables, ou autres ;
- Kaplan a le droit de fournir un programme de substitution au programme annulé, y compris des programmes en ligne et virtuels ; et
- Tout service de tiers fourni par Kaplan au nom de l'étudiant, y compris mais non exclusivement, le logement, les transferts ou l'assurance, reste soumis aux conditions du fournisseur respectif et Kaplan ne peut être tenu responsable de ces services de tiers ou de tout acte ou omission de ce tiers.

 

17. Photos, enregistrements audio et vidéo

Kaplan ou ses représentants peuvent demander la participation d’étudiants lors de séances photos ou vidéos à des fins promotionnelles, qui pourront être reproduites sur des supports imprimés ou en ligne. Tout étudiant ne souhaitant pas y participer devra nous en informer au moment de la réservation et le préciser au moment de la séance photo ou vidéo. En acceptant les présentes conditions générales, le participant (ou ses parents / représentants légaux dans le cas d’un mineur de moins de 18 ans, 19 ans pour Vancouver uniquement) autorise l’utilisation de ces photos ou enregistrements vidéo à des fins promotionnelles sans qu'une nouvelle notification ou autorisation soit nécessaire.

 

18. Visa étudiant

Les détenteurs d’un visa étudiant sont tenus de communiquer à Kaplan leur adresse de résidence actuelle, un numéro de téléphone portable (le cas échéant), une adresse e-mail (le cas échéant), et d'informer Kaplan de tout changement dans un délai de 7 jours maximum. Au Royaume-Uni, les étudiants doivent assister à un minimum de 15 heures de cours en présentiel par semaine. Tout étudiant ayant un taux d’assiduité de moins de 80 % pourra être signalé aux services des visas et d’immigration britanniques. Tout étudiant ne se présentant pas à l’école pour l’inscription, ayant un taux d’assiduité de moins de 80 % (États-Unis/Canada), moins de 85 % (Irlande) ou étant absent durant 10 jours de cours ou plus (Royaume-Uni), pourra être signalé respectivement au UK Visas & Immigration Royaume-Uni, au Ministère de la Sécurité Intérieure (« Department of Homeland Security - DHS ») aux États-Unis, au bureau Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), les autorités locales et les organismes d’accréditation (Canada); ou au Service de Naturalisation et de l’Immigration en Irlande.

Indépendamment du statut d’immigration, les données collectées par Kaplan qui identifient personnellement un étudiant et les informations sur sa progression académique peuvent être consultées par le gouvernement britannique, le DHS, l'État américain et les organismes d’accréditation (États-Unis), le bureau Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, les autorités locales et les organismes d’accréditation (Canada), les autorités compétentes, le Service irlandais de Naturalisation et de l’Immigration, les parents de l’étudiant, le personnel de Kaplan, des représentants tiers (agents et/ou gouvernements parrains) et les responsables de l’application des lois. Ces informations peuvent inclure des renseignements personnels et coordonnées, les détails des cours choisis et les changements de programme, ainsi que toute infraction éventuellement commise par l’étudiant à une modalité de son visa.

 

19. Langue d'enseignement

La langue d'enseignement est l’anglais, l'allemand ou le français, en fonction du programme de langue choisi.

 

20. Progression garantie

La progression garantie s'applique pour les programmes d'Anglais Intensif de 10 semaines ou plus, Semestre et Année Académiques Intensifs inclus. Elle ne s'applique pas pour les programmes d'Anglais Business Intensif, les programmes de préparation aux examens, ou pour tout étudiant qui serait évalué à un niveau Avancé ou plus. Ceci est valable dans toutes nos écoles KIL aux États-Unis, au Royaume-Uni, au Canada et en Irlande. Un étudiant qui n'atteindrait pas le niveau prévu (selon l'évaluation de son niveau d'entrée) à l'issue de son programme pourra continuer gratuitement les cours pendant 4 semaines supplémentaires ("Semaines d'Extension").

Pour être éligible, l'étudiant doit :
- justifier d'une assiduité d'au moins 95% ;
- avoir complété tous ses devoirs ; et
- ne pas avoir causé de perturbation par un comportement inapproprié durant les cours (incluant l'utilisation du téléphone portable en classe).

L'étudiant sera dans ce cas responsable des changements nécessaires liés à son hébergement et billets d'avion. Les Semaines d'Extension ne sont possibles que dans la mesure où l'étudiant possède un visa valide, ne peuvent être prises qu'à la fin du programme initial et ne peuvent être différées. Tout étudiant ne progressant pas et souhaitant profiter des 4 semaines de cours supplémentaires doit contacter son directeur d'études ou son responsable académique au moins 1 semaine avant la date prévue pour son retour.

 

Conditions de remboursement

1. Versement de remboursement

Afin d'assurer le respect de toutes les lois applicables en matière de prévention de la criminalité financière, les remboursements ne seront réalisés que pour :
(a) le payeur originel ; et
(b) le compte duquel le paiement a été reçu.
 

2. Frais non remboursables

Les frais suivants ne sont pas remboursés pour toute réservation :

- frais de dossier ;
- frais d’envoi sécurisé ;
- assurance médicale ;
- carte d’accès au campus ;
- frais de placement en hébergement ;
- frais supplémentaires du programme ;
- frais de transfert à l'aéroport ;
- frais de matériel ; et
- « Program Deposit  » (sauf mention contraire ci-dessous)

Note : Tous paiements effectués par chèques-vacances ne sont pas remboursables.
 

3. Conditions

Dans le cas d’une annulation du fait de Kaplan (hors renvoi, ou interruption de séjour), le remboursement total des frais non utilisés sera effectué. Les frais de cours ne sont pas transférables aux autres étudiants. Aucun frais de cours n’est remboursable sur les prolongations de cours.

Dans tous les cas où un étudiant interrompt son séjour, les autorités d'immigration compétentes en seront informées.

• ROYAUME-UNI & IRLANDE :
Les remboursements seront effectués dans les 45 jours suivant la notification écrite d'annulation de Kaplan. Dans le cas d'un refus de visa pour les réservations en Irlande, les critères de l'ILEP (« Interim List of Eligible Programmes ») indiquent le délai maximum de 20 jours ouvrables pour le traitement des remboursements.

• ÉTATS-UNIS :
Le remboursement sera effectué dans les 45 jours suivant la date de notification.

• CANADA :
Kaplan versera le remboursement des frais de scolarité ou des frais d'inscription dans les 30 jours suivant la notification écrite d'annulation ou de refus du permis d'études ; de l'avis de licenciement, ou de la date à laquelle les premiers 30 % des heures de cours sont dispensés (no-show).

 

Conditions de report

(a) Un report de séjour, pour être valide, doit être notifié par écrit de la part de l'étudiant.

(b) Une réservation pourra être reportée au maximum deux fois dans un délai d'une année à compter de la date d'inscription initiale.

(c) Les réservations ne peuvent être reportées que de 6 mois maximum, ou d'un an dans des circonstances exceptionnelles.

(d) Votre réservation sera reportée en respectant les frais initiaux que vous avez payés.

(e) Toute offre spéciale qui ne serait plus valide au moment du report de séjour ne pourra être appliquée ; toute offre spéciale valide au moment du report pourra être appliquée.

(f) Tous les frais réels supplémentaires engagés pour un report d'hébergement, quel que soit l'avis fourni, seront également facturés.

(g) Dans tous les cas où un visa ou les documents pour l'obtention d'un visa ont déjà été remis, les services d'immigration compétents en seront informés.

(h) Pour tout report de séjour signifié à moins de 7 jours de la date de début du programme, des frais supplémentaires seront retenus à titre de report tardif : une semaine de frais d'hébergement et des frais de cours tels qu'indiqués ci-dessous :

- Royaume-Uni : 100 GBP
- Irlande : 150 EUR
- États-Unis : 200 USD
- Canada : 200 CAD

 

Conditions d'annulation

Le terme « annulation » s’applique à l'étudiant qui annule un programme avant la date de début du premier programme auquel il participe et pour lequel sa présence est requise.
Le terme « frais de service », dans le cadre de la présente politique d'annulation, fait référence aux frais de dossier, frais d'envoi sécurisé, frais d'assurance médicale, frais de campus, frais de placement en hébergement, frais supplémentaires de programme, frais de transfert à l'aéroport, frais de matériel, ainsi que les frais bancaires et tous autres frais de service applicables.

Note : dans tous les cas, quelle que soit la région dans laquelle l'école Kaplan est située :
(a) si un visa ou les documents pour l'obtention d'un visa ont été remis avant l'annulation, les services d'immigration compétents en seront informés ; et
(b) tous les frais réels supplémentaires engagés pour une annulation d'hébergement, quel que soit l'avis fourni, seront également facturés.

Politique d'annulation standard :
La présente politique d'annulation standard s'applique sauf en cas de dispositions spécifiques indiquées ci-dessous.

- Si l'annulation est notifiée par courrier entre 8 et 90 jours avant la date de départ, les frais de cours, hébergement, vous seront remboursés à 100 % ; dans tous les cas, les frais de service, l'acompte (« Program Deposit ») et tous autres frais engagés sont non remboursables.
- Pour des annulations réalisées moins de 7 jours et jusqu'à 30 jours avant la date d’arrivée, y compris la non-présentation le jour du départ, les frais de cours et d'hébergement seront remboursés àl'exception des montants retenus listés ci-dessous :
(a) Déduction des frais de scolarité : Royaume-Uni : 1 semaine de cours, Irlande : 1 semaine de cours.
(b) 1 semaine de frais d'hébergement.
Les frais de service, d'assurance médicale et l'acompte (« Program Deposit ») sont non remboursables.

• CANADA (Vancouver) :

Avant la date de début du programme

- Si Kaplan reçoit une notification écrite au plus tard sept jours après que l'étudiant ait signé le contrat d'inscription (c'est-à-dire la date figurant sur la lettre d'acceptation ou le formulaire deconfirmation de réservation issu par Kaplan) et avant la date de début du programme, l'élève a le droit de recevoir : i)
100% des frais de cours et tous les frais connexes, autres que les frais de dossier.Les frais connexes comprennent les frais administratifs, les frais de dossier, les frais d'évaluation, et les frais de manuels ou d'autres supports de cours.
- Si Kaplan reçoit une notification écrite au moins 30 jours avant : a) la date de début du programme indiquée dans la lettre d'acceptation la plus récente (étudiants internationaux) OU b) la date dedébut du programme indiquée dans le contrat d'inscription
i) Kaplan retiendra 10% des frais de cours, jusqu'à un maximum de 1 000 $, et ii) Kaplan remboursera les frais payés pour les supports decours s'ils ne sont pas fournis à l'étudiant.
- Si Kaplan reçoit une notification écrite plus de 7 jours après que l'étudiant et l'établissement aient signé le contrat d'inscription (la date indiquée sur la Lettre d'Acceptation ou le Formulaire deConfirmation de Réservation envoyé par Kaplan) et moins de 30
jours avant : a) la date de début du programme figurant dans la lettre d'acceptation la plus récente, OU b) la date de début duprogramme indiquée dans le contrat d'inscription : i) Kaplan retiendra 20 % des frais de cours, jusqu'à un maximum de 1 300 $, et ii) Kaplan remboursera les frais payés pour les supports de cours s'ilsne sont pas fournis à l'étudiant.

Veuillez noter : Tous les frais réels encourus en cas d'annulation de l'hébergement, quel que soit le préavis donné, seront également facturés.

• ÉTATS-UNIS :

- Si nous ne sommes pas en mesure d'accepter votre demande d'inscription, ou si votre demande de visa est refusée : vous serez remboursé à 100% des frais de cours et d'hébergement. Les frais deservice ne sont pas remboursables jusqu'à un maximum de 500 USD $.
- Si l'annulation est notifiée avant la date de début du programme et avant l'arrivée aux États-Unis : 100 % des frais de cours et d’hébergement seront remboursés. Dans tous les cas, les frais deservice seront retenus (jusqu’à un maximum de 500 USD). Les frais d'hébergement encourus, y compris les frais d'administration de l'hébergement, seront également facturés, pour un montantmaximum de 500 USD.
- Si l’annulation est effectuée avant la date de début du programme mais après l'arrivée aux États-Unis avec un formulaire I-20 délivré par Kaplan ; ou si l’annulation est effectuée avant la date dedébut du programme mais après qu'un changement de statut a été approuvé par USCIS avec un formulaire I-20 délivré par Kaplan : les frais suivants ne seront pas remboursés à l'étudiant : i) les fraisde cours et d’hébergement équivalant aux 4 premières semaines au plein prix affiché pour un séjour d’une durée de 1 à 11 semaines ; ou ii) les frais de cours et d’hébergement équivalant aux 6premières semaines au plein prix affiché pour un séjour de 12 semaines ou plus).

• ROYAUME-UNI ET IRLANDE :

« Contrat à distance* » signifie un contrat à distance ou un contrat hors établissement tel que défini dans les Règles 2013 sur les Contrats de consommation (Information, annulation et charges supplémentaires) (telles qu’amendées de temps à autre).
*Contrat non Signé directement avec le bureau de Vente Kaplan France basé à Paris.

Dans le cas d’un contrat à distance, les étudiants qui souhaitent suivre un programme au Royaume-Uni ou en Irlande et qui sont citoyens de l’Union Européenne auront le droit d’annuler le contrat juridiquement contraignant, conclu conformément au paragraphe 1 des présentes conditions générales, si l’étudiant notifie l’annulation auprès des écoles Kaplan au Royaume-Uni ou en Irlande dans un délai de 14 jours civils à compter du jour d’émission de la confirmation de réservation par de l’école Kaplan.

- Si l’étudiant exerce son droit d’annulation au cours de cette période de quatorze (14) jours, il recevra le remboursement total du montant qu’il aura versé, à l’exception des frais facturés pour des prestations déjà réalisées par l’école Kaplan.
- Si l’étudiant a commencé à suivre des cours Kaplan pendant cette période de quatorze (14) jours, il devra s’acquitter de frais raisonnables calculés par Kaplan pour la période d’étude réalisée.
Pour exercer son droit d’annulation dans le cadre des contrats à distance de l’Union Européenne, l’étudiant devra informer de sa décision d’annuler ce contrat en contactant Kaplan par e-mail.

• ROYAUME-UNI :

Visas étudiants : une fois la confirmation d'admission délivrée, confirmant le statut d’étudiant à temps plein, aucun remboursement ou annulation de programme ne sera possible, sauf en cas de refus de visa et conformément aux critères suivants :

- les frais avancés seront remboursés, à l’exception de frais administratifs de 150 GBP (TVA incluse) ainsi que les frais d’envoi sécurisé et frais de transfert, sur présentation des documents suivants :
(a) une copie certifiée de la lettre de refus du visa (GV51) ;
(b) une copie certifiée du passeport de l’étudiant, sur laquelle figurent sa photo et sa signature ;
(c) si le payeur n’est pas l’étudiant, une lettre d’autorisation originale de l’étudiant consentant à ce que le remboursement soit effectué au payeur ; et
(d) si l’étudiant se trouve déjà au Royaume-Uni, une preuve qui établit de manière satisfaisante son départ définitif du pays.
- Le remboursement ne sera effectué, en vertu de ce paragraphe, que si la demande est réalisée par écrit et accompagnée de toutes les pièces justificatives nécessaires, dans un délai de 4 semaines après le début des cours (la date publiée).

Dans le cas où une demande de visa serait refusée par l’UKVI en raison de faux documents ou d’autres irrégularités, aucun remboursement des montants versés ne sera effectué. Que les étudiants disposent d'un visa visiteur (6 mois) ou visa d'études court (11 mois), la politique générale d’annulation de Kaplan s’appliquera.

 

Conditions d'interruption

Le terme « interruption » désigne l’arrêt ou l’abandon de tout ou une partie du programme ou des cours réservés, y compris d'une extension, une fois le séjour entamé (aux États-Unis et au Canada, cela s'applique uniquement à la période d'inscription en cours). Pour déterminer le nombre de semaines consommées, une semaine entamée sera comptée comme une semaine entière, à condition que l’étudiant ait été présent au moins un jour pendant la semaine de cours. Lors du calcul de tout remboursement, les semaines consommées de cours et d’hébergement à prix réduit seront facturées au plein tarif hebdomadaire indiqué dans la brochure (sauf pour Vancouver).

Dans tous les cas, les frais de service supplémentaires (transferts aéroport, frais d’envoi sécurisé, frais de dossier, assurance médicale, frais de placement en hébergement, frais de cours supplémentaires etc.) seront retenus et une notification écrite stipulant l’interruption devra être adressée au principal ou directeur de l’école (notification écrite non requise aux États-Unis). Si l’étudiant interrompt son programme, le Certificat Kaplan ne lui sera pas délivré et il ne sera pas autorisé à rester dans un hébergement Kaplan.
 

1. Cours

• ROYAUME-UNI ET IRLANDE :

Les étudiants souhaitant interrompre le programme devront donner un préavis écrit de 4 semaines au directeur de l’école. Aucun remboursement des cours ne sera effectué. Les frais de cours ne sont pas transférables à d’autres étudiants.

• CANADA :

Les étudiants souhaitant interrompre le programme devront donner un préavis écrit de 4 semaines au directeur de l’école. Veuillez noter que ce n'est pas nécessaire pour les élèves de notre école àVancouver; dans ce cas le préavis d’annulation ou d’interruption (rétractation ou renvoi, par exemple) prend effet à la date de notification. Le remboursement sera calculé comme indiqué en fonctiondu pourcentage du programme ("semaines" pour les étudiants fréquentant notre école de Toronto et "heures d'enseignement" pour les étudiants fréquentant notre école de Vancouver) complété, ycompris toute période de préavis applicable :
- Si jusqu'à 10% du programme a été complété : remboursement de 50 % des frais de scolarité non utilisés pour les étudiants qui fréquentent notre site de Toronto et 70 % des frais de scolarité nonutilisés pour les étudiants qui fréquentent notre site de Vancouver.
- Si 11-30% du programme a été complété : remboursement de 30 % des frais de scolarité non utilisés pour les étudiants qui fréquentent notre site de Toronto et 50 % des frais de scolarité nonutilisés pour les étudiants qui fréquentent notre site de Vancouver.
- Si plus de 30% du programme est terminé : remboursement de 0% des frais de scolarité non utilisés.
Kaplan remboursera les frais payés pour les supports de cours s'ils ne sont pas fournis à l'étudiant. Dans tous les cas, si un étudiant met un terme à ses études, les services d'immigration compétentsen seront informés.

• AUTRE

1. En cas d'absence (no-show)
Si l'étudiant ne suit pas 30 % du programme :
i) Kaplan retiendra 50 % des frais de cours, et
ii) Kaplan remboursera les frais payés pour les supports de cours s'ils ne sont pas fournis à l'étudiant.

2. Refus de permis d'études
Avant que 30 % des heures de formation n'aient été données, si l'étudiant avait commencé le programme au plus tard aux périodes suivantes :
a) la date de début du programme figurant dans la lettre d'acceptation la plus récente,
b) la date de début du programme dans le contrat d'inscription indiquée sur le formulaire de confirmation de réservation, et
c) si l'étudiant n'a pas demandé de lettre(s) d'acceptation supplémentaire(s),
Kaplan remboursera 100% des frais de cours et tous les frais connexes, en dehors des frais d'inscription.

3. Étudiant inscrit à un programme sans avoir rempli les conditions d'admission du programme.
Si l'étudiant n'a pas fait de fausse déclaration sur ses connaissances ou ses compétences lors de sa demande d'admission et que le registraire ordonne à l'établissement de rembourser les frais decours et les droits,
Kaplan remboursera 100 % des frais de cours et tous les frais connexes, y compris les frais d'inscription.

• ÉTATS-UNIS :

Période initiale d'inscription

Les remboursements seront calculés comme suit pour les résiliations (c'est-à-dire la dernière date à laquelle l'étudiant est inscrit au programme et pour laquelle la présence est requise) effectuéespendant la période initiale d'inscription :

- À tout moment au cours des quatre premières semaines : Les frais de cours de 4 semaines seront facturés (les frais de cours hebdomadaires seront calculés au prorata des prix en vigueur) et tousles frais de cours non utilisés seront remboursés ;
- Après la 4ème semaine et jusqu'à la moitié de la période d'inscription en cours : tous les frais de cours non utilisés seront remboursés (le prix des frais de cours hebdomadaires sera recalculé enfonction des semaines utilisées et calculé au prorata des prix en vigueur) ; ou
- Après avoir effectué plus de 50 % de la période d'inscription en cours : aucun remboursement ne sera effectué

Périodes d'inscription ultérieures ("Prolongation")

Pour les étudiants qui ont terminé leur première période d'inscription et qui se désistent avant ou pendant une période d'inscription ultérieure (par exemple, une période de prolongation), lesremboursements seront calculés pour la résiliation comme suit :

- Avant que la période de prolongation n'ait commencé : tous les frais de cours seront remboursés ;
- Avant que plus de 50 % de la période de prolongation n'ait été dispensée : tous les frais de cours restants seront remboursés (les frais de cours hebdomadaires seront recalculés en fonction dessemaines utilisées et calculés au prorata des prix actuels) ; ou
- Après que plus de 50 % de la période de prolongation a été dispensée : aucun remboursement ne sera effectué.
*Veuillez noter : dans le cas où plusieurs centres ont été réservés initialement, le nombre total de semaines réservées sera utilisé dans le calcul de tout remboursement.

 

2. Hébergement

• ROYAUME-UNI, IRLANDE, ÉTATS-UNIS ET CANADA :

Les étudiants doivent donner un préavis écrit d'au moins 4 semaines au directeur ou principal de l’école. Certaines options d'hébergement peuvent avoir des conditions générales supplémentaires liées à l’annulation de réservation.

Un préavis écrit d'au moins 8 semaines est nécessaire pour annuler un forfait d'hébergement à prix réduit. Ce préavis doit être envoyé au directeur de l'école.

• REMBOURSEMENTS :

Les frais d'hébergement non utilisés seront remboursés, moins les frais correspondant au délai de préavis applicable et les frais de changement applicables. Les remboursements seront calculés sur la base du nombre total de semaines d'hébergement réservées, y compris les périodes de prolongation. Les semaines d'hébergement à prix réduit utilisées seront facturées au tarif hebdomadaire complet de la brochure lors du calcul du remboursement.

Pour les interruptions notifiées après 50 % de la durée de réservation totale de l’hébergement, aucun remboursement ne sera possible, sauf au Canada. Certaines options d'hébergement peuvent avoir des conditions générales supplémentaires liées à l’annulation de réservation, y compris une période de préavis minimale ; ces conditions seront prises en compte dans le calcul du remboursement.

 

Généralités

Les présentes conditions générales peuvent varier à la suite de modifications légales apportées par l’organisme d’accréditation ou les autorités (locales ou nationales) de la destination où se situel’école. Toute modification de cette nature vous sera communiquée à la réservation. Tout différend ou réclamation sera soumis aux lois en vigueur dans le pays (ou État/Province) de destination. Dansle cadre des présentes conditions générales, Kaplan se réfère à toutes les écoles du groupe Kaplan International Languages. Si vous poursuivez vos études chez l'un de nos établissements Pathways,des conditions générales distinctes s'appliqueront. Ces conditions générales s'appliquent uniquement à vos études chez Kaplan International Languages.

 

 

Procédure de traitement des plaintes

Nous faisons tout notre possible pour que vous receviez le niveau de service dont vous avez besoin. Cependant, il peut arriver que vous ne soyez pas entièrement satisfait du niveau de service que vous recevez. Toute l'équipe de Kaplan International English est à votre disposition pour répondre à vos questions et nous nous engageons à y répondre dans les 24 heures. Si vous êtes mécontent ou insatisfait du service que nous vous fournissons, veuillez suivre les étapes énumérées ci-dessous afin de trouver une solution au problème.

Première étape
Enseignement : si vous avez des préoccupations ou des inquiétudes concernant votre classe ou votre apprentissage, parlez-en d'abord à votre professeur. Après avoir parlé à votre professeur, si vous n'êtes toujours pas satisfait, veuillez vous adresser au professeur principal ou au directeur des études.

Logement : Si vous avez des inquiétudes concernant le service d'hébergement que nous fournissons, veuillez en parler au responsable de l'hébergement et du bien-être.

Administration : Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont votre cours a été administré (paiements, dates, etc.), veuillez vous adresser au responsable des services aux étudiants.

Deuxième étape
Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse fournie par ces membres du personnel, veuillez faire part de vos préoccupations au directeur de l'école.

Dernière étape
Si vous n'êtes toujours pas satisfait de nos réponses, vous pouvez déposer votre plainte auprès de l'organisation professionnelle English UK. Ses coordonnées sont les suivantes

ENGLISH UK

Adresse du siège social

English UK
219 St John Street
Londres EC1V 4LY
Royaume-Uni

Tél : 020 78029200
Fax : 020 78029201
Courriel : [email protected]

 

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À compter du 14 mars 2022, les écoles Kaplan International en Californie sont exemptées de la réglementation du California Private Postsecondary Education Act de 2009. Nous avons rempli les conditions d'exemption de la réglementation de cette loi, conformément à la section 94874(a) du California Educational Code (CEC).